eDiscovery (Electronic Discovery) w Microsoft 365 (dawniej Office 365) to narzędzie służące do wyszukiwania, przechowywania i eksportowania informacji elektronicznych, takich jak wiadomości e-mail, dokumenty, i inne dane przechowywane w chmurze.

Jest ono najczęściej używane w kontekście zgodności z przepisami prawnymi oraz procesami sądowymi, gdzie istnieje potrzeba identyfikacji i zebrania dowodów cyfrowych.

Kluczowe funkcje eDiscovery w Microsoft 365:

1. Content Search (Wyszukiwanie treści):
   • Umożliwia przeszukiwanie wielu źródeł danych w organizacji, takich jak:
     • Skrzynki pocztowe w Exchange Online.
     • Dokumenty i pliki w OneDrive oraz SharePoint.
     • Konwersacje w Microsoft Teams.
   • Można stosować filtry na podstawie słów kluczowych, przedziałów czasowych, nadawców/odbiorców oraz typów treści.
2. Core eDiscovery:
   • Oferuje podstawowe funkcje związane z wyszukiwaniem i eksportowaniem danych.
   • Administratorzy mogą tworzyć przypadki (cases), w których definiują zakres wyszukiwania, a następnie zarządzają wynikami.
   • Dane można zachowywać w ramach Hold – co oznacza, że nawet jeśli użytkownik usunie dane, będą one przechowywane na potrzeby eDiscovery.
3. Advanced eDiscovery:
   • Oferuje bardziej zaawansowane funkcje, takie jak:
     • Analiza danych w celu wykluczenia duplikatów.
     • Mechanizmy ułatwiające klasyfikowanie i ocenianie wyników.
     • Zaawansowane filtry i raporty dotyczące danych w organizacji.
     • Umożliwia współpracę nad sprawami z zespołami prawnymi i zapewnia pełne śledzenie działań w ramach spraw.
4. Legal Hold (blokada prawna):
   • Blokada prawna umożliwia zachowanie danych związanych z określoną sprawą prawną. Dane te nie mogą być usunięte ani zmodyfikowane przez użytkowników do momentu zdjęcia blokady.
5. Eksport danych:
   • Po przeprowadzeniu wyszukiwania można wyeksportować wyniki do formatu PST (w przypadku wiadomości e-mail) lub CSV dla innych typów danych.
   • Użytkownik ma możliwość pobrania wyników wyszukiwania za pomocą dedykowanego narzędzia eksportującego.

Jak korzystać z eDiscovery w Microsoft 365:

1. Dostęp do eDiscovery:
   • Aby skorzystać z eDiscovery, trzeba mieć odpowiednie uprawnienia, takie jak rola eDiscovery Manager lub Global Administrator.
   • Przejdź do portalu Microsoft 365 Compliance Center (compliance.microsoft.com) i wybierz opcję eDiscovery.
2. Tworzenie sprawy (case):
   • W eDiscovery można utworzyć nową sprawę, gdzie zdefiniujesz zakres wyszukiwania, ustawisz blokady prawne (Legal Hold), oraz uruchomisz wyszukiwanie treści.
3. Przeprowadzenie wyszukiwania:
   • Wewnątrz sprawy (case) zdefiniuj, jakie dane mają być przeszukiwane: skrzynki pocztowe, witryny SharePoint, konwersacje Teams itd.
   • Zastosuj odpowiednie filtry (słowa kluczowe, daty, nadawcy, itp.).
4. Eksport wyników:
   • Po zakończeniu wyszukiwania możesz wyeksportować wyniki do plików PST lub innych formatów.

Zastosowanie eDiscovery:

• Zgodność z przepisami: Organizacje muszą być w stanie spełniać wymagania prawne i regulacyjne, takie jak RODO (GDPR) czy przepisy branżowe.
• Śledztwa wewnętrzne: Narzędzie może być używane do badania działań wewnętrznych związanych z pracownikami, nadużyciami lub naruszeniami zasad.
• Wsparcie procesów sądowych: eDiscovery umożliwia organizacjom łatwe i efektywne dostarczenie dowodów w procesach prawnych.