W ramach doświadczeń ENTRAST należy wskazać, że w jednym ciekawszych projektów było zagadnienie dla wdrożenia systemu POS (Point of Sale) w biznesie gastronomicznym.

Bezsprzecznie należy wskazać, że rozwiązanie typu POS jak np. w MacDonald’s znacząco poprawia zarządzanie operacjami, ale wiąże się również z wyzwaniami, które należy rozwiązać, aby system działał efektywnie.

W ramach naszej pracy wyraźnie jako IK zobligowani jesteśmy do wskazania kluczowych wyzwań i postaramy się wskazać sposoby ich przezwyciężenia:

1. Koszty wdrożenia i utrzymania

W tym miejscu sygnalizujemy, że przed rozpoczęciem inwestycji należy przeprowadzić analizę przedwdrożeniową.

• Opis problemu:
  • Wysoki koszt zakupu sprzętu, licencji na oprogramowanie oraz integracji z istniejącymi systemami.
  • Regularne opłaty za aktualizacje, wsparcie techniczne i serwery w przypadku rozwiązań chmurowych.
• Sposoby rozwiązania:
  • Analiza dostępnych systemów POS pod kątem budżetu i funkcji.
  • Wybór rozwiązania skalowalnego, które pozwala na rozwój wraz z biznesem.
  • Rozważenie modelu abonamentowego zamiast jednorazowej inwestycji.

2. Integracja z istniejącą infrastrukturą

Należy pamiętać, że biznesie istnieje wiele komponentów które należy brać pod uwagę. Korporacje korzystają z systemów ERP ale już nawet mniejsi gracze korzystają z modułowych rozwiązań które docelowo powinno być kompatybilne.

• Opis problemu:
  • Niezgodność systemu POS z już używanymi urządzeniami (drukarki fiskalne, terminale płatnicze) lub oprogramowaniem (np. systemy księgowe, magazynowe).
• Sposoby rozwiązania:
  • Wybór systemu POS z szerokimi możliwościami integracji.
  • Konsultacja z dostawcą POS na etapie wyboru systemu, aby zapewnić kompatybilność.
  • Testy przed pełnym wdrożeniem.

3. Szkolenie personelu

W ocenie ENTRAST to jest klucz w należytym wdrożeniu. W naszym projekcie którym się zajmowaliśmy była duża rotacja pracowników. Co uniemożliwiło zachowanie należytych terminów wdrożeniowych.

• Opis problemu:
  • Personel może mieć trudności z obsługą nowego systemu, zwłaszcza jeśli jest skomplikowany lub różni się znacznie od poprzedniego rozwiązania.
• Sposoby rozwiązania:
  • Organizacja szkoleń dla pracowników przed wdrożeniem systemu.
  • Wybór intuicyjnego oprogramowania z prostym interfejsem użytkownika.
  • Zapewnienie materiałów szkoleniowych (np. wideo, instrukcje obsługi).

4. Bezpieczeństwo danych

ENTRAST sygnalizuje, że należy być już gotowym na incydenty. Należy szczegółowo wszystko udokumentować.

• Opis problemu:
  • System POS przechowuje wrażliwe dane, takie jak informacje o klientach, transakcjach czy dane kart płatniczych.
  • Ataki hakerskie i nieautoryzowany dostęp do systemu mogą stanowić zagrożenie.
• Sposoby rozwiązania:
  • Wdrożenie systemów POS z solidnym szyfrowaniem danych.
  • Regularne aktualizacje oprogramowania w celu usuwania podatności.
  • Szkolenie personelu w zakresie bezpieczeństwa cyfrowego.

5. Stabilność i dostępność systemu

W tym miejscu należy poświęcić czas na sporządzenie odpowiednich umów a w szczególności SLA.

• Opis problemu:
  • Awaria systemu POS może zakłócić działalność restauracji, zwłaszcza w godzinach szczytu.
  • Problemy z łącznością internetową w przypadku rozwiązań opartych na chmurze.
• Sposoby rozwiązania:
  • Wybór systemu POS, który działa również offline i synchronizuje dane po przywróceniu połączenia.
  • Regularne konserwacje i testy sprzętu oraz oprogramowania.
  • Zapewnienie wsparcia technicznego dostępnego 24/7.

6. Dostosowanie systemu do specyfiki biznesu

Nie ma idealnych produktów w IT. Należy dostosowywać się do trendów na rynku i specyfiki biznesu.

• Opis problemu:
  • Każdy biznes gastronomiczny ma specyficzne potrzeby (np. obsługa rezerwacji, zarządzanie menu, rozliczanie napiwków), które mogą nie być obsługiwane przez standardowe systemy POS.
• Sposoby rozwiązania:
  • Wybór systemu POS z możliwością personalizacji.
  • Konsultacja z dostawcą w celu dostosowania funkcji do konkretnych wymagań.

7. Trudności w skalowalności

Brak odpowiedniej skalowalności systemu uniemożliwia należytą prace.

• Opis problemu:
  • Rozwój biznesu (np. otwarcie nowych lokali) wymaga rozbudowy systemu POS, co może być kosztowne lub trudne.
• Sposoby rozwiązania:
  • Wybór systemu skalowalnego, który umożliwia łatwe dodawanie nowych urządzeń i lokalizacji.
  • Rozważenie rozwiązań chmurowych, które są elastyczniejsze w zarządzaniu wieloma lokalizacjami.

8. Zarządzanie danymi i raportowaniem

W ocenie ENTRAST to powinno być kluczowe dla samej gastronomii.

• Opis problemu:
  • Niewłaściwie skonfigurowany system POS może generować niekompletne lub nieczytelne raporty.
  • Utrudnienia w analizie danych sprzedażowych i kosztowych.
• Sposoby rozwiązania:
  • Wdrożenie POS z zaawansowanymi funkcjami raportowania.
  • Regularne szkolenia z obsługi narzędzi analitycznych.

9. Opór wobec zmian

Marketing.

• Opis problemu:
  • Personel i właściciele mogą być sceptyczni wobec wprowadzenia nowych technologii, zwłaszcza jeśli wcześniej korzystali z tradycyjnych metod.
• Sposoby rozwiązania:
  • Wyjaśnienie korzyści płynących z wdrożenia POS (np. oszczędność czasu, lepsza kontrola sprzedaży).
  • Zaangażowanie personelu w proces wyboru i konfiguracji systemu.

10. Przestrzeganie przepisów prawnych

RODO, kodeks wykroczeń, kodeks karny itp.

• Opis problemu:
  • System POS musi być zgodny z lokalnymi przepisami, np. dotyczącymi drukowania paragonów fiskalnych czy raportowania podatków.
• Sposoby rozwiązania:
  • Wybór systemu certyfikowanego i zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa.
  • Regularne aktualizacje systemu w odpowiedzi na zmieniające się regulacje.

Wdrożenie systemu POS w gastronomii wymaga starannego planowania i wyboru odpowiedniego rozwiązania – warto skorzystać z pomocy profesjonalisty np.: ENTRAST. Odpowiednie przygotowanie poprzez dobór odpowiedniego narzędzia narzędzia usprawni zarządzanie, poprawi doświadczenie klientów i zwiększy efektywność pracy.