Budowa rozbudowanych systemów bibliotecznych to proces skomplikowany i wieloaspektowy, który wymaga zintegrowanego podejścia do zarządzania zbiorami, użytkownikami, transakcjami oraz integracji z innymi systemami.

ENTRAST prac dla jednego z Klientów wyselekcjonowała kluczowe elementy, które składają się na budowę takiego systemu:

1. Moduły funkcjonalne

1.1. Katalogowanie

• Opis bibliograficzny: Tworzenie i zarządzanie rekordami bibliograficznymi dla książek, czasopism, mediów cyfrowych i innych zasobów.
• Metadane: Integracja standardów metadanych takich jak MARC21, Dublin Core, czy MODS.

1.2. Zarządzanie zbiorami

• Nabywanie: Proces zamawiania, przyjmowania i inwentaryzacji nowych materiałów.
• Przechowywanie: Zarządzanie fizycznym i cyfrowym przechowywaniem zasobów.

1.3. Wypożyczanie i zwroty

• Wypożyczenia: Rejestracja wypożyczeń, przedłużeń i zwrotów materiałów.
• Rezerwacje: Możliwość rezerwowania zasobów przez użytkowników.

1.4. Obsługa użytkowników

• Rejestracja użytkowników: Tworzenie kont i zarządzanie danymi użytkowników.
• Konta użytkowników: Dostęp do historii wypożyczeń, opłat, rezerwacji i innych informacji.

1.5. Zarządzanie finansami

• Budżetowanie: Zarządzanie budżetem na zakupy nowych materiałów.
• Opłaty: Obsługa opłat za opóźnienia, uszkodzenia czy zgubione książki.

2. Interfejsy użytkownika

2.1. Katalog publiczny (OPAC)

• Wyszukiwanie: Możliwość wyszukiwania zasobów według różnych kryteriów (autor, tytuł, temat, ISBN).
• Dostępność: Informacje o dostępności zasobów w czasie rzeczywistym.

2.2. Interfejs pracowników

• Zarządzanie danymi: Narzędzia do zarządzania danymi bibliograficznymi, użytkownikami, transakcjami.
• Raportowanie: Generowanie raportów dotyczących wypożyczeń, nabyć, użytkowania zasobów.

3. Integracja i interoperacyjność

• Zewnętrzne bazy danych: Integracja z bazami danych jak WorldCat, Google Books, czy inne katalogi zewnętrzne.
• Systemy zewnętrzne: Integracja z systemami zarządzania uczelniami, systemami ERP, systemami księgowymi.

4. Bezpieczeństwo i zarządzanie danymi

• Ochrona danych: Mechanizmy ochrony danych osobowych i zgodność z RODO.
• Backup: Regularne tworzenie kopii zapasowych danych systemowych.

5. Zarządzanie treściami cyfrowymi

• Repozytoria cyfrowe: Zarządzanie kolekcjami e-booków, e-czasopism, baz danych i innych zasobów cyfrowych.
• Licencjonowanie: Zarządzanie licencjami na dostęp do zasobów cyfrowych.

6. Analiza i raportowanie

• Statystyki użytkowania: Analiza danych dotyczących wypożyczeń, rezerwacji, odwiedzin katalogu OPAC.
• Raporty finansowe: Raportowanie dotyczące wydatków, budżetu, opłat użytkowników.

7. Wsparcie techniczne i szkolenia

• Pomoc techniczna: Dostęp do wsparcia technicznego dla pracowników biblioteki.
• Szkolenia: Regularne szkolenia dla pracowników i użytkowników systemu.

Podsumowanie

Rozbudowane systemy biblioteczne są nieodzownym narzędziem w nowoczesnych bibliotekach, umożliwiającym efektywne zarządzanie zasobami, poprawę obsługi użytkowników i integrację z innymi systemami informatycznymi. Wdrażanie takiego systemu wymaga starannego planowania, wyboru odpowiednich modułów funkcjonalnych oraz zapewnienia wsparcia technicznego i szkoleniowego.