Odpowiednie rozwiązanie DMS (Document Management Systems) pozwala znacznie zwiększyć wydajność firmy oraz minimalizuje ryzyko wycieku danych. Na rynku dostępnych jest coraz więcej programów wspierających elektroniczny obieg dokumentów (potocznie zwane EOD). EOD może działać w chmurze oraz na serwerze organizacji.

ENTRAST wspiera swoich Klientów w  w wyborze odpowiedniego narzędzia. W swoim portfolio mamy Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie oraz Narodowy Instytut Onkologiczny.

Definicja DMS

DMS (z ang. Document Management System) to rozwiązanie informatyczne pozwalający na zarządzanie, przetwarzanie, digitalizację i archiwizowanie wszystkich dokumentów w organizacji.

Systemy EOD oferują coraz więcej przydatnych funkcjonalności takich jak:

• obieg faktur,
• OCR,
• zarządzanie umowami,
• elektroniczne wnioski urlopowe.

Zalety z wdrożenia EOD

1. Bezpieczeństwo

E-obieg dokumentów w firmie znacznie zwiększa ich bezpieczeństwo oraz minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu i zniszczenia. W programach EOD z łatwością można nadać użytkownikom prawa dostępu do dokumentów lub ich grup, dzięki czemu tylko wybrani pracownicy będą mogli np. edytować wybrane dokumenty. Takie rozwiązania zapobiegają również przypadkowym wyciekiem danych przedsiębiorstwa.

2. Dostępność

Dostęp do dokumentów papierowych, z których często korzystamy jest utrudniony w przypadku pracy zdalnej. Jeśli nie wykorzystujemy elektronicznego dokumentu jesteśmy zmuszeni stworzyć wiele kopi jednego dokumentu – taki działanie bardzo szybko prowadzi do zagubienia aktualnej wersji dokumentu i wielkiego chaosu, a odnalezienie aktualnych dokumentów papierowych pochłania znaczną część naszego czasu.

3. Komunikacja

W firmach o rozbudowanych strukturach często powstają problemy komunikacyjne na poziomie działów. Brak komunikacji skutkuje wprowadzaniem np. różnych sposobów ewidencjonowania dokumentów. Problem ten skutkuje najczęściej zagubieniem dokumentów.

Korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów jesteśmy w stanie stworzyć przejrzysty workflow, który usystematyzuje procesy przepływu dokumentów w całej organizacji oraz umożliwi swobodny przepływ informacji między pracownikami.

4. Oszczędności

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów jest nie tylko ECO ze względu na zminimalizowanie zużycia papieru. Przetwarzanie danych w e-formie pozwala na optymalizację kosztów oraz znacznie zmniejsza nakłady pracy związane z obsługą dokumentów.

5. Uniwersalność

Programy DMS nie są skierowane wyłącznie do jednej branży, sprawdzają się w każdej firmie – małej, dużej, handlowej, produkcyjnej czy usługowej. Dodatkowo programy wspierające elektroniczny obieg dokumentów dostosowane są do stopniowego wdrażania, dzięki temu firma nie musi od razu inwestować znacznych środków, ma czas na poznanie wielu rozwiązań i ich przetestowanie.

Obszary biznesowe do wdrożenia

Programy DMS nie są skierowane wyłącznie do administracyjnych i księgowych, choć to właśnie one wykorzystują je w największym stopniu. Elektroniczny obieg dokumentów znajdzie zastosowanie w każdym obszarze firmy i skierowany jest do wszystkich pracowników.

1. Księgowość

E faktury bardzo szybko zyskują coraz większą popularność. Wprowadzenie ich w firmie to nie tylko zmniejszenie nakładów pracy księgowych, ale również przyśpieszenie procesu akceptacji i zmniejszenie ryzyka błędu.

2. Komunikacja wewnętrzna

Wiele programów oferuje ciekawą funkcję pozwalającą na komunikację między pracownikami. Dodatkowo dzięki zastosowaniu linkowania dokumentów oraz ich wersjonowania, pracownicy mogą między sobą przesyłać wybrane dokumenty bez tworzenia nowych kopii.

3. Komunikacja zewnętrzna

Programy DMS, instalowane na serwerach bezpośrednio w firmie, często oferują tzw. Klienta poczty, dzięki czemu pracownicy mają możliwość prowadzenia i archiwizowania całej komunikacji zewnętrznej pod odpowiednimi adresami w jednym systemie. Udostępniając pliki „na zewnątrz” pracownik po wygenerowaniu np. umowy może szybko przesłać ją do klienta, przy czym umowa ta automatycznie zostanie podlinkowana do wybranego katalogu.

4. Zarządzanie umowami

Niektóre programy EOD oferują moduł zarządzania umowami, nie ma wtedy konieczności zakupu kolejnego systemu, w którym generowalibyśmy wyłącznie umowy. Dodatkowo umowy te możemy w wygodny i bezpieczny sposób archiwizować.

5. Administracja i kadry

Od 2019 roku możemy prowadzić i archiwizować teczki pracownicze w formie elektronicznej, jest to naprawdę duże ułatwienie dla firm. O ile samo prowadzenie akt w formie papierowej dla doświadczonych osób nie jest trudne to już ich bezpieczna archiwizacja przez wiele lat jest sporym wyzwaniem.

6. Wnioski urlopowe, badania i szkolenia

Choć ten punkt moglibyśmy wpisać wyżej, warto poświęcić mu osobne miejsce. Zarządzanie szkoleniami pracowniczymi, uprawnieniami i wnioskami urlopowymi to jedna z największych bolączek działu kadr. W systemach obiegu dokumentów pracownicy mogą sami sprawdzić ilość przysługujących dni wolnych oraz szybko wypełnić wniosek urlopowy.
Dział HR zaś zostanie automatycznie poinformowany o zbliżających się terminach badań i jednym kliknięciem wystawi skierowania dla pracowników.

Wymagania systemów wobec EOD

Wszystkie posiadają własną specyfikację techniczną, gdzie można dokonać samodzielnej analizy rynku.

Rozwiązanie przeglądarkowe czy desktop?

Wybierając program trzeba porównać ich możliwości. Programy webowe zazwyczaj posiadają mniej funkcjonalności od klasycznych rozwiązań jednak ich interfejs jest znacznie przyjemniejszy dla użytkowników końcowych.

Każdy z programów ma swoje wady i zalety. Wybór powinien być uzależniony od potrzeb danej organizacji.

Koszty

Zakup programu w wersji web wydaje się dość korzystnym rozwiązaniem. Stała opłata miesięczna i niski próg wejścia pozwalają niemalże każdemu na zakup takiego systemu. Jednak nie dla wszystkich organizacji taki model programu będzie dobry. Rozwiązania oferowane w formie abonamentowej posiadają sporo dodatkowo płatnych funkcjonalności, a przestrzeń udostępniana na przechowywanie plików jest znacznie ograniczona. W przypadku przetwarzania dużej ilości dokumentów oraz wysokiej liczby użytkowników, programy abonamentowe zaczynają generować znaczne koszty.
Programy desktopowe posiadają stosunkowo wysoki próg wejścia, jednak jest to tylko jednorazowy wydatek. ENTRAST jest gotowe przeprowadzić dla swoich Klientów analizę potrzeb.